Las Auditorias Legales son de suma importancia por cuanto nos permiten en un primer plano determinar si las acreencias que figuran en los Libros Contables y en los Informes de Auditoria - donde se encuentran contenidos el Balance General, Otras Cuentas por Cobrar y las Cuentas de Cobranza Dudosa - han sido provisionadas y si han sido aplicadas a los Estados Financieros afectando la Cuenta de Resultados.
Al respecto bajo el escrutinio de un minucioso analisis legal de las posibilidades reales de obtener un resultado economico favorable para el acreedor respecto de sus acreencias no canceladas y que se encuentran en situacion de CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS o CUENTAS DE COBRANZA DUDOSA, que implica en algunos casos o en la mayoria proyectar el resultado definitivo de las acciones judiciales ya iniciadas o por iniciarse, y aparte de ello en el hipotetico caso de concluirse en que el final sera positivo, se debera de estudiar el escenario real si como consecuencia de ganar el juicio, este se podra efectivizar como consecuencia de un apercibimiento judicial o de tener que llegar a los limites de los embargos y remates de ser necesario, CONTEXTO que es de vital trascendencia por cuanto solo los procesos de cobro que superen el estudio correspondiente se mantendran vigentes, Y DE OTRO LADO los que no la superen deberan de pasar de la CUENTA CONTABLE 16 de Cuentas por Cobrar Diversas a la CUENTA CONTABLE 19 de Cuentas de Cobranza Dudosa, y por tanto se pasaran a provisionar en la CUENTA CONTABLE 68 de Provisiones del Ejercicio, ejecutandose dichas acciones en los Libros de Diario, Mayor e Inventarios y Balances.
Siendo menester señalar que como consecuencia de la AUDITORIA LEGAL que para las acciones legales a iniciarse tiene un plazo maximo de prescripcion de 10 años contados desde el vencimiento e ingreso en mora del pago de la acreencia adeudada, se determinara la naturaleza de los saldos pendientes de cobro siendo que para el caso de la PROVISION de Deudas Incobrables se debe de tener en cuenta lo que señala el articulo 37 del T.U.O. de la Ley del Impuesto a la Renta y el articulo 21 literales f) y g) de su Reglamento, que indica como requisitos que la deuda se encuentre en calidad de vencida y se demuestre por algun medio la existencia de dificultades financieras del deudor que hagan previsible el riesgo de la incobrabilidad, aparte de que hayan vencido mas de 12 meses desde la fecha de vencimiento de la obligacion, y ademas de que la provision al cierre del ejercicio figure en el Libro de Inventarios y Balances en forma discriminada, y una vez efectuado esto se procedera al CASTIGO de las deudas de cobranza dudosa, para lo cual se requerira que previamente antes de castigarlas se hayan ejercitado las acciones judiciales pertinentes hasta establecer la imposibilidad del cobro, salvo que se demuestre la inutilidad de ejercitarlas y/o que el monto de deuda no exceda de TRES UNIDADES IMPOSITIVAS TRIBUTARIAS - 3 U.I.T. - señalandose por la norma que en el caso de las acciones legales estas se deberan de seguir como requisito previo, incluso se desconozca el domicilio del deudor en cuyo caso se seguiran los lineamientos procesales dispuestos por nuestro Codigo Procesal Civil.
En ese norte el seguimiento de esta ruta es muy importante de que sea realizada por las Empresas que al final del cierre del Ejercicio Anual arrojan excedentes de ganancias, por cuanto para el caso de las DEUDAS QUE SE CASTIGUEN, por la via tributaria el Acreedor podra recuperar en algunos casos al 100 % el importe de lo dejado de cobrar, ya que este CASTIGO SE IMPUTA COMO PERDIDA DE EJERCICIOS ANTERIORES y en consecuencia le servira al Acreedor para deducirlas de las Utilidades que se obtenga, generando con ello a traves del ahorro el tener que desembolsar un MONTO MENOR AL PAGAR LA PARTICIPACION DE UTILIDADES A SUS TRABAJADORES, tal como lo establecen los articulos 2 y 4 del Decreto Legislativo Nº 892 que regula el Derecho de los Trabajadores a participar en las Utilidades de las Empresas que desarrollan Actividades Generadoras de Rentas de Tercera Categoria.
Por todo ello se concluye en que la AUDITORIA LEGAL a efectuarse en este tipo de empresas es una practica comercial que debe de desarrollarse y analizarse todos los años, lo cual se recomienda se efectue con ASESORES LEGALES EXTERNOS AJENOS A LOS CASOS A ANALIZAR, por cuanto es dificil que los abogados internos y/o abogados a los cuales se les ha encomendado algun tipo de cobranza respecto de los procesos a estudiar, DE MANERA IMPARCIAL PROCEDAN A SEÑALAR QUE EL TRABAJO JURIDICO REALIZADO POR ELLOS HAYA SIDO INFRUCTUOSO, generando con ello un arrastre de perdidas permanente a las Unidades Productoras y/o Comercializadoras, cuando TODO ESTO PUEDE SER REPLANTEADO DE MANERA FAVORABLE siguiendo las recomendaciones que efectuamos.
Al respecto solo para terminar este breve analisis cabe señalar que el articulo 37 literal d) del T.U.O. de la Ley del Impuesto a la Renta, permite efectuar la deduccion de las perdidas extraordinarias sufridas por CASO FORTUITO o FUERZA MAYOR en los bienes productores de renta gravada o por delitos cometidos en perjuicio del contribuyente por sus dependientes o terceros en la parte que tales perdidas no resulten cubiertas por Indemnizaciones o Seguros y siempre que se haya probado judicialmente el hecho delictuoso o que se acredite que es inutil ejercitar la accion judicial correspondiente, EN CUYO CASO este escenario tambien deberia de formar parte del trabajo de la AUDITORIA LEGAL ya que prioritariamente los HURTOS o ROBOS que sean de imposible reparacion, siguiendo la ruta ya señalada podra ser provisionada y castigada oportunamente con los mismos beneficios economicos de las Cuentas por Cobrar Dudosas.
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